Website- en e-mailverhuizing

Rods.nl | Betrouwbare en gecontroleerde verhuizingen

Bij een verhuizing van een website en/of e-mail is zorgvuldigheid essentieel. Vooral e-mail bevat vaak jaren aan belangrijke correspondentie en wordt niet automatisch meeverhuisd. Met onderstaand stappenplan zorgen we samen voor een gecontroleerde verhuizing zonder dataverlies.

Dit stappenplan geldt voor alle website- en mailverhuizingen, ongeacht de huidige provider.

1. Uitgangspunten

• de onderstaande downloadlinks worden gebruikt voor formulieren te downloaden en invullen

• Er staat al een nieuwe website klaar bij Rods.nl of een partner

• De verhuizing betreft:

  • Website

  • Domeinnaam

  • En eventueel e-mail

• E-mail wordt altijd vooraf veiliggesteld

• De verhuizing vindt bij voorkeur plaats in het weekend

• Nazorg gebeurt op de eerstvolgende werkdag

2. Vaststellen waar de e-mail nu draait

Voordat we iets wijzigen, moet duidelijk zijn waar de e-mail technisch wordt afgehandeld.

E-mail kan bijvoorbeeld lopen via:

• huidige hostingprovider

• Google Workspace (Gmail)

• Microsoft 365 / Exchange

• Een externe mailprovider

Controle via MX-records

Dit is eenvoudig te controleren via een tool zoals: https://mxtoolbox.com

Stap:

1. Voer de domeinnaam in
2. Kies “MX Lookup”
3. De uitkomst laat zien welke mailservers actief zijn

Deze informatie is nodig om:

• Te bepalen of een verhuiscode nodig is

• Te weten of mail automatisch meeverhuist of niet

• Het juiste moment van omschakelen te kiezen

3. Verhuiscode opvragen (indien nog niet in ons bezit)

Als de domeinnaam nog bij een andere partij staat, is meestal een verhuiscode (auth-code) nodig.

De klant kan deze opvragen bij de huidige provider via:

• Het klantenportaal

• Of de helpdesk

Belangrijk:

• Een verhuiscode is tijdelijk geldig

• Lever deze pas aan als de verhuizing daadwerkelijk ingepland is

4. Inventarisatie van e-mailgebruik

Voor een veilige verhuizing is inzicht nodig in het daadwerkelijke gebruik.

De klant levert aan:

4.1 Overzicht mailboxen

• Alle e-mailadressen die actief gebruikt worden
• Eventuele aliassen (doorstuuradressen)
• Of mailboxen gedeeld worden door meerdere personen

4.2 Apparaten

Per gebruiker:

• PC / laptop (Windows of Mac)
• Telefoon (Android / iPhone)
• Tablet
• Webmail (alleen via browser)

5. Back-up van bestaande e-mail (cruciale stap)

E-mail wordt niet automatisch overgezet.
Zonder back-up bestaat het risico op verlies van mail.

De voorkeur is dat de klant dit zelf uitvoert, eventueel met begeleiding.

5.1 Back-up via mailprogramma (aanbevolen)

Indien e-mail is ingesteld in:

• Outlook
• Thunderbird
• Apple Mail

Dan kan een volledige lokale back-up worden gemaakt, inclusief:

• Inkomende mail
• Verzonden items
• Mappen en archieven

5.2 Alleen webmail

Als e-mail alleen via webmail wordt gebruikt:

• Is export vaak beperkt
• Is het risico op dataverlies groter

In dat geval adviseren wij eerst:

• Mail tijdelijk in een mailprogramma in te stellen
• Daarna pas een back-up te maken

5.3 Back-up op afstand

Indien gewenst kan Rods.nl:

• Op afstand meekijken (bijv. via TeamViewer)
• Controleren of mail correct is ingesteld
• De back-up samen met de klant uitvoeren

6. Inplannen verhuisdatum

Als:

• De verhuiscode beschikbaar is
• De mail veilig is geback-upt
• De nieuwe omgeving gereed staat

Dan plannen we de verhuizing.

Voorkeur:

• Vrijdagavond of zaterdag
• Zodat eventuele DNS-vertragingen geen werkdag verstoren

7. Uitvoeren van de verhuizing

Tijdens de verhuizing:

• Wordt de website live gezet
• Worden DNS-records aangepast
• Wordt de nieuwe mailomgeving geactiveerd

Belangrijk om te weten:

• DNS-wijzigingen kunnen enkele uren tot maximaal 24 uur duren
• Gedurende die tijd kan mail tijdelijk op twee plekken binnenkomen

8. Nazorg en herstellen van e-mail

Op de eerstvolgende werkdag (meestal maandag):

• Mail wordt opnieuw ingesteld op:
  • PC / laptop
  • Telefoon(s)
• De eerder gemaakte back-up wordt:
  • Geïmporteerd in het mailprogramma
• Verzenden en ontvangen wordt getest

De klant beschikt daarna weer over:

• Volledig werkende e-mail
• Oude mailhistorie
• Nieuwe stabiele hostingomgeving

9. Verantwoordelijkheden

Klant:

• Levert juiste informatie aan
• Maakt (of laat maken) tijdig een back-up
• Controleert mailboxen na verhuizing

Rods.nl:

• Richt nieuwe omgeving correct in
• Begeleidt de verhuizing
• Zorgt voor technische nazorg

10. Tot slot

Een verhuizing is geen druk op de knop, maar een gecontroleerd proces. Door deze stappen te volgen voorkomen we verrassingen en zorgen we voor een soepele overgang.

Bij vragen of twijfel: neem altijd vooraf contact op.

11. Download verhuis-intake

Word – Intakeformulier

Excel – Mailbox & apparaten overzicht

U kunt dit formulier rustig invullen en per e-mail aan ons retourneren.
Liever samen invullen? Dat kan ook.